De acuerdo al marco legal de los distintos tipos de documentos, DEC permite el uso de distintos tipos de firma electrónica. Entre ellos se encuentran las siguientes:
Firma Simple verificada con Clave Autentia
Firma Simple verificada con Clave de Clientes
Firma simple verificada con Biometría Dactilar
Firma simple verificada con Certificado Digital
Firma Avanzada verificada con dispositivo criptográfico
Conoce más sobre la firma electrónica en el Sitio del Gobierno de Chile o en la Ley 19.799
Conceptos Básicos
Gracias a la firma electrónica "los actos y contratos celebrados por medios electrónicos tienen el mismo reconocimiento, protección y valor con que gozan los actos y contratos celebrados en soporte de papel.”*
Un proceso de firma electrónica permite verificar la identidad de la persona y firmar Documentos Electrónicos, con plena confianza de los usuarios acerca de la identificación de los emisores y de los datos que contienen.
En el momento de la firma el documento firmado queda encriptado y su integridad es custodiada por la firma, la que ante cualquier alteración al documento, pierde su vigencia.
En un documento firmado de manera electrónica, el original siempre permanece en formato electrónico, por ejemplo, cuando lo imprimimos en papel, solo estamos imprimiendo una representación del documento. Es por esto que en DEC los firmantes siempre podrán acceder al original en digital y todos quienes reciban un documento firmado por la firma de Acepta, I-Med y Autentia podrán verificar la validez del documento en nuestra plataforma 5.dec.cl
DEC cuenta con un sistema de roles para mantener la seguridad de los documentos y mejorar los flujos internos de la empresa y entre instituciones.
Cada institución que implementa DEC crea de manera simple una serie de roles, los que son asignados a las personas que los ocupan: por ejemplo, administrador, Gerente Comercial, Asistente RRHH, etc.
Cada Rol tiene acceso a ciertos documentos, ya sea para crearlos, verlos, compartirlos o firmarlos. Además de esto, ciertos roles como “el administrador” tiene el conjunto de permisos y atribuciones dentro de la empresa para crear otros roles, tipos de documentos, enrolar personas, etc.
Un Rol puede ser compartido por muchos usuarios, por ejemplo, una empresa puede tener 10 trabajadores con el rol "Vendedor". Así mismo, un usuario puede tener varios Roles, por ejemplo, ser Ejecutivo de Ventas y Asistente Comercial simultáneamente.
Un “Tipo de Documento” permite a un administrador definir un proceso en su empresa; Cómo se genera un documento, quienes lo firman, el nivel de seguridad, y una serie de elementos opcionales como descripciones, etiquetas de búsqueda, etc. Por ejemplo; al definir un “Contrato Laboral” podemos definir que debe ser creado por el Rol: Gerente de Recursos Humanos, que luego será firmado por la persona a contratar y finalmente por el Gerente General de la Empresa.
Respecto al contenido del documento DEC permite 3 modalidades,
-
Crear un documento a partir de un archivo existente, por ejemplo, subiendo un pdf, jpg, png o tiff.
-
Utilizar Plantillas, donde, de acuerdo a un contenido base, se llenan los campos variables en un formulario.
-
Integrándose a cualquier software generador de documentos existente en la empresa, como un ERP y consumiendo los documentos vía servicios web.
Al ser firmado, un documento DEC integra un Bloque o Ladrillo de firma. Este ladrillo es una representación gráfica de la firma digital y posee toda la información relacionada a quién, cuándo y cómo ha firmado el documento, además de la información necesaria para la auditoría de la firma y la verificación de la integridad del documento.
En los trámites en papel una persona que disiente de un contrato solo tiene la opción de no firmarlo. DEC, en cambio, permite rechazar un documento, invalidándolo y dejando una evidencia auditable del rechazo. Además, DEC también permite comunicarle a los otros firmantes el motivo del rechazo para incentivar los cambios o la preparación de la nueva documentación correspondiente.
1 Documento Digital
2 Firma Electrónica o Digital
3 Rechazo
4 Roles
5 Tipos de Documentos
6 Bloque de Firma
