Crear Documentos
DEC te permite subir documentos ya creados o crearlos en la misma plataforma aprovechando sus herramientas para ser más eficientes. Cada usuario puede crear documentos de cierto Tipo que le son asignados por el administrador (ver funciones administrativas). Estos Tipos de Documentos vienen parametrizados por el administrador y para comenzar debes ir a CREAR DOCUMENTO
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1 Seleccionar un Tipo de Documento
En la lista de Tipos de Documento aparecen sólo aquellos que la persona puede crear de acuerdo a los Roles que posee. También puedes filtrar por nombre y ver información que describe el Tipo de Documento. Hacer click en CREAR
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Segun el tipo de documento previamente creado podrás elegir una de esta 3 formas de crear un documento nuevo: SUBIR ARCHIVO, CREAR CON PLANTILLA DEC, CREAR CON PLANTILLA PDF. Profundizaremos en cada uno de estos métodos en el punto 5. Una vez creado el contenido del documento existen ajustes importantes que veremos a continuación.
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Si bien DEC permite tener tipos de documentos que vienen ajustados casi completamente para ahorrar tiempo, cuando creas un documento en cualquiera de los métodos anteriores hay una serie de ajustes que realizar y que servirán tanto para gestionar como para indexar el Documento.
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Cada tipo de documento va a entregar un prefijo para el título, al crear un documento de ese tipo debes individualizarlo para que no existan dos documentos con el mismo nombre.
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3.1 Título del Documento
4.1 Seleccionar Institución
Muchas veces una persona firma como trabajador o miembro de una institución, otras veces lo hace como persona natural.
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Los participantes pueden tener acciones asignadas como Firmar, Visar o Compartir.
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Recuerda que los firmantes y otros participantes estarán establecidos en el Tipo de documento, sin embargo DEC te permite agregar participantes en la creación de cada documento en particular. En algunos Tipo de Documentos, sólo será necesario agregar el RUT de una persona natural.
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Métodos para dar contenido a un Documento
5 Crear Documento usando tu propio archivo
Si creas tus archivos en otros programas puedes cargarlos a DEC y estarán listos para ser guardados, protegidos y firmados. DEC acepta archivos JPEG y PDF con un peso máximo de 20 megabytes.
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Para eso puedes buscar el archivo entre tus carpetas o simplemente arrastrarlo al recuadro señalado.
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5.1 Crear Documento usando Plantilla DEC
Las plantillas están pensadas para ahorrar tiempo y mantener la calidad de los documentos de la empresa. Solo debes completar los campos variables del documento, luego haz click en Revisar y Continuar para ver el documento llenado antes de crearlo.
5.2.1 Descarga la Plantila Excel
Cada plantilla de documentos DEC genera automáticamente su propia tabla excel. Para crear masivamente los documentos debes descargar la tabla excel correspondiente a la plantilla de documento que deseas crear.
2 Seleccionar un Método de Creación
3 Ajustes del Documento
4 Firmantes y otros participantes
4.5 Agregar Acción
3.2 Agregar Comentarios
Puedes agregar comentarios para el resto de los participantes en esta etapa, o bien, más adelante.
Las etiquetas son las palabras claves con las cuales encontrarás el documento más adelante. Los documentos pueden traer etiquetas preestablecidas según su Tipo de Documento, pero podrás agregar más al crearlo y en instancias futuras.
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3.3 Etiquetas
Elige entre los roles que existen dentro de la institución seleccionada. Si elegiste la firma de una persona natural, tendrás que escribir su RUT.
4.2 Seleccionar Rol
Se determina de antemano quiénes quieren que firmen el documento. Cualquier usuario con dentro de un Rol o un usuario Específico dentro de un Rol.
4.3 Quién puede Firmar
Dándole un orden a cada participante podrás establecer un flujo en el cual algunos participantes deberán aprobar un documento antes de que el siguiente lo pueda ver.
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4.4 Flujo de Firma
5.2 Crear Documentos por Lote
En DEC puedes crear múltiples documentos del mismo Tipo simultáneamente. Para esta función debes tener creadas las plantillas para ese tipo de documento y contar con el programa Excel en tu dispositivo.
5.3 Crear Documentos con Plantilla PDF
En DEC puedes crear documentos a partir de una Plantilla PDF. En esta plantilla podrás crear campos variables para luego editar según la información que necesites incluir en documento. Ingresa los datos solicitados, revisa el documento PDF y presiona Revisar y Continuar. En la siguiente página podrás editar el título del documento, ver los firmantes, agregar comentarios y etiquetas.
5.2.2 Rellena las columnas en Excel
Cada campo variable de la plantilla será situado en su propia columna, puedes rellenar manualmente las columnas o copiarlas de otra tabla y así tendrás la información completa de cada plantilla.
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Es importante destacar:
1. Los campos descargados al Excel deben ser fijos, no editables*.
2. La primera columna contiene el RUT del cliente ingresado con formato de RUT válido: XXXXXXXX-X
3. La segunda columna debe contener el email de cliente con formato de email válido.
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*Los campos corresponden a los firmantes configurados y variables, ingresados por el mismo cliente, los cuales deben ser fijos.
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