Organizar tus Documentos
Una combinación entre etiquetas y carpetas son la clave de la organización en DEC y la facilidad para navegar a través de la documentación con agilidad. A continuación aprenderás como utilizar las herramientas de orden e indexación para mantener todo en orden con el mínimo esfuerzo.
Usa la barra de búsqueda insertando palabras claves o el código que identifica el documento que necesitas encontrar. En los documentos creados con plantillas, cualquiera de los campos llenados te servirá cómo etiqueta para encontrarlo.
1 Barra de búsqueda con Etiquetas
En la sección de Filtros también encontrarás la opción de filtrar tus documentos por un rango de fechas, que podrás seleccionar en los calendarios emergentes.
En la plataforma podrás diferenciar los documentos por sus "Estados". Cada uno de ellos tiene una carpeta propia a la cuál podrás acceder desde la sección de Filtros en tus documentos, o bien, desde el acceso directo en el inicio de tu portal.
Para filtrar tus documentos por carpeta, siplemente anda a la sección de filtros especiales, haz click en Carpetas, selecciona la que necesitas y haz click en Filtrar.
En la ventana podrás seleccionar la carpeta a la cual quieres mover tus documentos o crear una nueva.
Selecciona los archivos que quieres añadir a la carpeta haciendo click en el recuadro a la izquierda y luego en la barra inferior haz click en "Agregar a"
2 Carpetas DEC
Las carpetas en DEC son distintas a las carpetas tradicionales ya que permiten que un documento esté en varias carpetas a la vez, por ejemplo, el contrato de un trabajador puede estar en la carpeta "Contratos Laborales" junto con el resto de contratos laborales de la empresa y en la carpeta del trabajador "Juan Perez" junto con el resto de documentos de ese trabajador en particular.
Esto se puede hacer gracias a que las carpetas DEC no contienen dentro los documentos, los convocan cuando son abiertas a través de sus etiquetas.
2.1 Selecciona los archivos
2.2 Selecciona o crea una carpeta
2.3 Filtra por carpeta
Pendientes
Todos aquellos documentos que requieren de tu Firma para continuar su tramitación.
En Proceso de Firma
Firmados por Todos
Rechazados
El documento ha sido firmado por ti, aún hay firmates pendientes que han sido asignados al documento.
Todos los firmantes asignados han firmado o visado según corresponda. Incluyendo documentos que no han sido vistos por el firmante.
El documento ha sido rechazado por al menos uno de los firmantes asignados.
Incluyendo documentos que no han sido vistos por el firmante.
3 Estados DEC
4 Rango de Fecha
